Tài liệu của công ty nằm một chỗ, có người duyệt và có bản cũ để tra lại
Tải tệp lên, đọc, sửa, gửi duyệt, so lại với bản trước. Bốn màn trong trang là màn thật trong bản vẽ sản phẩm, không phải hình dựng riêng cho trang bán hàng. Mọi nhãn, con số, tên thư mục đều chép nguyên văn từ đó.
Cây thư mục, thẻ, bộ lọc đã lưu — và một chân trang nói thật còn bao nhiêu tệp
Người dùng làm gì ở màn này
Kéo tệp vào vùng Thả tệp vào đây, xếp vào thư mục (Hợp đồng 2026 có thư mục con FDI Tech, Minh Hà Group), gắn thẻ, rồi mở lại bằng bộ lọc đã lưu. Chia sẻ với tôi, Nháp của tôi, Chờ tôi duyệt. Mỗi tệp mang sẵn trạng thái của nó — chờ duyệt, chỉ xem, riêng tư.
Nó thay cho cái gì
Thay cho ổ đĩa chung không ai biết bản nào mới, và thư mục riêng trên máy từng người. Chân trang nói thẳng 200 / 4.812 tệp và cho neo tháng để nhảy tới phần còn lại — thay vì cuộn mù không biết còn bao nhiêu. Thao tác xoá thư mục hỏi lại bằng đúng hệ quả: “Tôi hiểu 4 người đang xem được thư mục này sẽ mất quyền”.
Dựng lại từ bản thiết kế giao diện của Ebig — không phải ảnh chụp.
Câu hỏi thiết kế thật không phải “để tệp ở đâu cho gọn”, mà là ba câu khác. Người cần tệp có tìm ra nổi không, mở ra rồi có biết đây đúng là bản đang áp dụng không, và khi nội dung đổi thì ai biết được cái gì vừa đổi. Bốn màn trong trang là bốn chặng của cùng một tài liệu, không phải bốn tính năng rời.
Ba bộ lọc đã lưu — Chia sẻ với tôi, Nháp của tôi, Chờ tôi duyệt — và chân trang nói thẳng 200 / 4.812 tệp kèm neo tháng.
CHẶNG 2 · KHI CẦN BIẾT CÁCH LÀM “Quy trình này giờ làm thế nào, và bản nào đang áp dụng?” Kho tri thứcTrả lời từ kho tri thức kèm số trích dẫn mở thẳng bài gốc. Bài mang sẵn nhãn Đã duyệt, v2.1, áp dụng 01/09/2026.
CHẶNG 3 · KHI QUY TRÌNH PHẢI ĐỔI “Sửa ở đâu, và góp ý của ba người gom lại kiểu gì?” Soạn thảo & gửi duyệtNhận xét gắn vào đúng mục 2, mục 3, xong thì đánh dấu đã giải quyết. Sửa xong bấm Gửi duyệt.
CHẶNG 4 · TRƯỚC KHI BẤM DUYỆT “So với bản cũ thì đã đổi đúng những chỗ nào?” So sánh phiên bản2 thêm · 1 bỏ hiện ngay đầu màn. Và khôi phục v2.0 tạo v2.2 — không xoá v2.1, nên không thao tác nào làm mất bản đã có.
Nguyên tắc của luồng này: một kho tài liệu hỏng không phải vì thiếu chỗ chứa, mà vì không ai dám tin tệp đang mở là bản đúng. Nên Document dồn thiết kế vào nhãn trạng thái và lịch sử phiên bản. Mỗi bài tự nói nó đã duyệt hay chờ duyệt, bản cũ hiện rõ là đã thay bằng v2.1 thay vì biến mất — chứ không dồn vào việc xếp thư mục cho đẹp.
Hỏi một câu, ra câu trả lời có số nguồn, và bài gốc mở ngay cạnh
Nghiệm thu thiết bị gồm 4 bước: kiểm tra cấu hình, chạy thử 24 giờ tại chỗ, ký biên bản có mặt đại diện khách, và bàn giao tài khoản quản trị. Bước chạy thử được rút còn 8 giờ với thiết bị đã ghép cặp sẵn [1][3].
Quy trình nghiệm thu thiết bị tại khách hàng
Quy trình này áp dụng cho mọi thiết bị Ebig giao tại trụ sở khách hàng, kể cả thiết bị đã ghép cặp sẵn ở kho.
Đối chiếu mã thiết bị với đơn hàng, kiểm tra phiên bản phần mềm và trạng thái kết nối. Thiết bị chưa lên mạng được thì dừng, không mang tới khách.
24 giờ với thiết bị mới, 8 giờ với thiết bị đã ghép cặp ở kho. Ghi lại số lần rớt kết nối; quá 2 lần thì đổi thiết bị.
Người dùng làm gì ở màn này
Gõ một câu như “nghiệm thu thiết bị”. Trên cùng là Trả lời từ kho tri thức kèm số nguồn — bấm số là mở đúng bài đã trích. Bài mở ra mang sẵn Đã duyệt, v2.1, ngày áp dụng và người duyệt, nên đọc xong biết đây có phải bản đang dùng không.
Nó thay cho cái gì
Thay cho việc nhắn hỏi người cũ “quy trình này giờ làm thế nào”. Bản cũ không biến mất mà hiện rõ là đã thay bằng v2.1, nên không ai vô tình làm theo bản 2024. Ô 7 bài quá hạn rà lại nhắc rằng tri thức có hạn dùng, phải có người xem lại.
Sửa bài ngay trong Ebig, nhận xét gắn vào đúng mục, rồi bấm Gửi duyệt
Đối chiếu mã thiết bị với đơn hàng, kiểm tra phiên bản phần mềm và trạng thái kết nối. Thiết bị chưa lên mạng được thì dừng, không mang tới khách.
24 giờ với thiết bị mới, 8 giờ với thiết bị đã ghép cặp ở kho. Ghi lại số lần rớt kết nối; quá hai lần thì đổi thiết bị.
| Loại thiết bị | Thời gian chạy thử | Ngưỡng rớt |
|---|---|---|
| Mới xuất kho | 24 giờ | 2 lần |
| Đã ghép cặp | 8 giờ | 2 lần |
Biên bản dùng mẫu chung, có mặt đại diện khách hàng. Sau khi ký, tải bản chụp lên thư mục Hợp đồng 2026 — hệ thống tự gắn thẻ theo tên khách.
Chỗ “8 giờ” này áp dụng cả với thiết bị ghép cặp bằng QR chứ anh? Nếu có thì em ghi rõ để kỹ thuật khỏi hỏi lại.
Mẫu biên bản mới đã lên kho tri thức, em gắn liên kết vào đây nhé.
Tiêu đề nên bỏ chữ “tại khách hàng” cho ngắn.
Người dùng làm gì ở màn này
Sửa thẳng trong Ebig: đề mục H1/H2/H3, bảng, danh sách. Người khác để lại nhận xét gắn vào đúng mục (“mục 2”, “mục 3”), nhận xét xong thì đánh dấu đã giải quyết. Sửa xong bấm Gửi duyệt — bài chuyển sang hộp Chờ tôi duyệt của người có quyền.
Nó thay cho cái gì
Thay cho vòng gửi đi gửi lại: tải file về, sửa, đổi tên thành v2_final_sua, gửi email, rồi phải tự gộp góp ý của ba người. Ở đây góp ý nằm cạnh đúng đoạn nó nói tới, và bản đang mở luôn là bản mới nhất — nhãn Đã lưu · có lịch sử ở ngay cạnh tên bài.
Người duyệt thấy đúng chỗ đã đổi, chứ không phải đọc lại cả bài
Người dùng làm gì ở màn này
Tick hai bản trong danh sách phiên bản, màn so sánh mở ra chỉ đúng chỗ khác. 2 thêm · 1 bỏ, nền đỏ là chỉ có ở bản cũ, nền xanh là chỉ có ở bản hiện tại. Quyết ngay trong hộp đó — Khôi phục v2.0 hoặc Duyệt v2.1, không phải đóng hộp rồi đi tìm nút.
Nó thay cho cái gì
Thay cho cảnh người duyệt mở bản mới, đọc lướt, rồi bấm Duyệt mà không biết một mục đã bị bỏ hẳn. Khôi phục cũng không phá gì: khôi phục v2.0 tạo v2.2, không xoá v2.1 — không có thao tác nào ở đây làm mất bản đã có.
Bốn chỗ Document dừng lại, và chỗ nào vẫn là việc của người
① NHẬN XÉT CÒN NẰM TRÊN MÁY NGƯỜI VIẾT
Màn Nhận xét nói thẳng ngay trên giao diện: “Nhận xét chỉ lưu trên máy này (chưa đồng bộ qua server)”. Viết nhận xét rồi đổi máy là mất. Câu đó nằm trên màn để người dùng biết trước, không phải phát hiện sau.
② TỆP TRÊN 100 MB KHÔNG TẢI LÊN ĐƯỢC
Hàng tải lên báo đúng lý do: “218 MB — quá giới hạn 100 MB. Nén lại, hoặc dán liên kết từ kho video”. Video nghiệm thu, bản scan hợp đồng dày phải nén hoặc để ở kho khác rồi dán liên kết vào.
③ DUYỆT VẪN LÀ VIỆC CỦA NGƯỜI
Máy so hai bản và chỉ ra 2 thêm · 1 bỏ, nhưng không bấm Duyệt thay ai. Bài vào hộp Chờ tôi duyệt, người có quyền chọn Yêu cầu sửa hoặc Duyệt, có 5 giây hoàn tác. Đây là chỗ cố ý để lại cho con người.
④ KHÔNG GIỮ MỌI BẢN MÃI MÃI
Bản đã duyệt giữ vĩnh viễn, nhưng bản tự lưu xoá sau 12 tháng. Tệp xoá nằm Thùng rác 30 ngày rồi mất hẳn. Nếu bạn cần lưu trữ pháp lý dài hơn, đây là điều phải bàn trước khi triển khai, không phải sau.
Hai điều nữa để bạn tính trước: quyền chia sẻ một tài liệu chỉ người tạo tài liệu mới đổi được — cần đổi chủ sở hữu thì phải qua người đó. Kho lớn nạp theo lô 200 tệp, không nạp hết 4.812 tệp cùng lúc. Muốn nhảy xa thì dùng neo tháng hoặc bộ lọc — màn này thiết kế để đi như vậy, không phải để cuộn hết.
Muốn xem Document chạy trên đúng bộ tài liệu của công ty bạn?
Đội Ebig mở đúng bốn màn trên với dữ liệu mẫu của bạn, và nói thẳng chỗ nào chưa vừa.