Đặt lịch, vào họp, và cái gì còn lại sau khi tắt máy
Meet giữ cả vòng đời một cuộc họp trong cùng một chỗ. Phòng họp và thiết bị, giờ mọi người cùng rảnh, chương trình họp. Rồi biên bản gõ ngay trong lúc họp, bản ghi, và số giờ họp của cả công ty. Bốn màn trong trang là màn thật trong bản vẽ sản phẩm — chữ, số và trạng thái đều chép nguyên văn, không dựng riêng cho trang bán hàng.
Mở máy buổi sáng: cuộc nào sắp tới, phòng nào còn sống
13:30 Demo cho FDI Tech 45 ph · 2 khách · phòng B
09:00 Rà soát kho tri thức quý 3 60 ph · 5
14:00 Team building — họp chốt kịch bản 30 ph · 8
Người dùng mở màn này để trả lời đúng một câu: cuộc gần nhất là cuộc nào, và tôi vào được chưa. Cột phòng bên trái là chỗ bản vẽ dành cho trạng thái thiết bị phòng họp — Phòng họp B đang bận, Lễ tân tầng 3 mất kết nối — để không ai phải đi bộ xuống tầng mới biết phòng hỏng. Phần nối thiết bị vào Meet hiện mới là đề xuất hợp đồng, chưa duyệt và chưa có mã; xem khối cuối trang. Khối “Trước khi vào” gom ba thứ hay làm trễ giờ: micro, thiết bị phòng, và số người chưa trả lời. Màn này thay cho chuỗi việc quen thuộc: mở lịch xem giờ, mở nhóm chat tìm link, gọi hành chính hỏi phòng còn trống không.
Dựng lại từ bản thiết kế giao diện của Ebig — không phải ảnh chụp.
Câu hỏi thiết kế thật không phải “làm sao gọi video cho nét”, mà là ba câu khác. Trước giờ họp người ta thiếu thông tin gì, trong lúc họp cái gì đáng ghi lại, và sau khi tắt máy thì còn lại thứ gì tra được. Bốn màn trong trang là bốn chặng của cùng một buổi họp, không phải bốn tính năng rời.
Bản vẽ đặt trạng thái phòng ngay cột trái — Phòng họp B đang bận, Lễ tân tầng 3 mất kết nối — để không ai phải đi bộ xuống tầng mới biết phòng hỏng.
CHẶNG 2 · ĐẶT CUỘC TIẾP THEO “Giờ nào thì mọi người cùng rảnh, mà không phải nhắn từng người?” Đặt lịchBa khung giờ dựa trên lịch bận thật. Ai vướng thì có ba lối đi, không phải hộp thoại chặn.
CHẶNG 3 · ĐANG HỌP “Đang bàn tới mục nào, và ai nhận việc vừa chốt?” Trong cuộc họpChương trình chạy theo mục. Gõ /việc là việc vào thẳng hộp “Hôm nay” của người nhận.
CHẶNG 4 · SAU KHI TẮT MÁY “Tháng trước họp bao nhiêu, cuộc nào thiếu biên bản?” Bản ghi & báo cáoBản ghi giữ 90 ngày, nói rõ trên màn. Báo cáo để tìm đợt cao điểm, không để xếp hạng người.
Nguyên tắc của luồng này: thứ quyết định một cuộc họp có ích hay không nằm ở hai đầu, không nằm ở chất lượng hình. Hai đầu đó là chuẩn bị trước và cái còn lại sau. Nên Meet dồn thiết kế vào chặng 1 và chặng 4, là hai chặng phần mềm họp thường bỏ trống.
Giờ ai cũng rảnh hiện ra trước, không phải hỏi vòng quanh
Đây là chỗ thay cho việc nhắn từng người “anh rảnh lúc mấy giờ”. Lưới bên phải là lịch bận thật của từng người dự, nên ba khung giờ gợi ý không phải phỏng đoán. Hai chi tiết đáng chú ý vì chúng nói thẳng giới hạn. Khách ngoài không chia sẻ lịch nên ô của họ để trống có gạch chéo, và hệ thống nói rõ là chỉ gợi ý theo người trong công ty. Khi có người vướng lịch, màn Tạo lịch họp chi tiết cho ba lối đi. Dời sang giờ ai cũng rảnh, đánh dấu họ là không bắt buộc, hoặc cứ đặt — chứ không dựng hộp thoại chặn.
Biên bản gõ ngay lúc họp, không phải gõ lại buổi tối
Meet là bề mặt duy nhất của Ebig chạy nền tối cố định. Cột phải là chỗ đáng giá nhất. Chương trình họp chạy theo mục (2/3, mục đang bàn 4:12). Bên dưới là ô ghi chép, nơi một dòng gõ /việc biến thành việc giao cho người khác, có hạn, chuyển thẳng vào hộp “Hôm nay” của họ. Đây là chỗ thay cho tệp biên bản Word gõ lại sau giờ làm rồi gửi qua thư. Thẻ “chưa nối” ở góc dưới là thật: bản vẽ chủ động gắn nhãn cho phần trợ lý chưa chạy, thay vì để nhãn hứa nhiều hơn việc.
Họp xong rồi thì còn lại gì, và giữ được bao lâu
Tab Bản ghi nói thẳng thời hạn ngay trên màn: bản ghi giữ 90 ngày, muốn lâu hơn thì lưu sang Tài liệu hoặc tải về. Tab Lịch sử giữ cả cuộc đã huỷ và ghi rõ ai huỷ, lúc nào — nên không ai phải đi tìm lại trong hộp thư. Cùng dữ liệu đó lên màn Báo cáo → Cuộc họp, nơi có bốn con số mà quản lý thật sự dùng:
| Phòng ban | Giờ/tuần | Có biên bản | Quá giờ |
|---|---|---|---|
| # Sản phẩm | 3,4 | 81% | 18% |
| # Kinh doanh | 3,1 | 64% | 24% |
| # Kỹ thuật | 2,2 | 41% | 31% |
| # Vận hành & Nhân sự | 1,8 | 70% | 12% |
Chính màn báo cáo tự viết dòng này: “Không chấm điểm ai. Phòng họp ít không có nghĩa làm ít việc.” Bảng dùng để tìm đợt cao điểm và chỗ thiếu biên bản, không để xếp hạng người.
Năm chỗ Meet dừng lại, và chỗ nào cố ý để lại cho con người
Nhãn “Đồng hành AI đang nghe” trong màn họp được bản vẽ gắn kèm thẻ “chưa nối”, và nhãn “tự lưu vào Tài liệu” cũng là nhãn tĩnh chưa nối lưu thật. Biên bản hôm nay là do người trong cuộc gõ. Ghi chép mà tưởng đã lưu rồi thì mất là mất thật — nên chỗ này nói trước.
Trạng thái thiết bị ở cột phòng là nhãn trong bản vẽ. Hồ sơ nội bộ của Ebig ghi thẳng rằng hợp đồng nối thiết bị phòng họp vào Meet đang ở mức đề xuất, chưa được duyệt và chưa có mã nào. Nói trước ở đây để không ai phải phát hiện sau khi ký.
Gợi ý giờ rảnh chỉ tính theo người trong công ty — màn đặt lịch ghi đúng câu đó. Khách ngoài hiện là dòng “chưa biết lịch”. Việc chốt giờ với khách vẫn là việc của người mời: Meet chỉ giúp gửi ba khung cho khách chọn.
Khi 2 người vướng lịch khác, Meet hiện điều đó trước khi đặt và đưa ba lối đi — dời giờ, đánh dấu họ không bắt buộc, hoặc cứ đặt. Không có hộp thoại chặn: “Người dự tự xử lý chồng lịch.” Lịch lặp rơi vào ngày lễ cũng vậy — hệ thống bỏ qua buổi đó, không tự dời.
Số liệu tính lại lúc 09:00 mỗi ngày; màn báo cáo tự ghi “không có ô nào cập nhật theo thời gian thực — báo cáo là để đọc, không phải để canh”. Và bản ghi giữ 90 ngày rồi hết hạn; muốn giữ lâu hơn là một thao tác có chủ đích của người dùng, không tự động.
Muốn xem các màn này chạy trên dữ liệu của bạn
Đội Ebig mở đúng những màn trên với lịch họp và phòng họp thật của công ty bạn, rồi cùng xem chỗ nào hợp, chỗ nào không.